Хранение бухгалтерских документов

Электронный документооборот, электронные архивы и прочие радости компьютерного века не столь быстро приживаются на предприятиях, как хотелось бы. Бумажные документы по-прежнему царят в бухгалтерии. Как правило, компании совмещают электронные документы и бумажные — полностью от бумаги мало кто отказывается, несмотря на автоматизацию учета. А значит, ежедневно создаются десятки, а то и сотни документов, которые нужно не просто где-то хранить, а надлежащим образом, в течение установленных законодательством сроков.

Первое, что приходит в голову: поместить папки с документами в обычные шкафы и на стеллажи — просто и быстро. Но надежно ли? Защитят ли они свое содержимое от злоумышленников, пожелавших получить или изменить важную информацию? А что на счет огня? Нарушение порядка хранения документов чревато не только потерей важных документов, но и грозит штрафами должностным лицам и предприятию в целом. Выход напрашивается сам собой — нужны сейфы и специальные стальные шкафы.

Текущее хранение документов — надежно и всегда под рукой

Бухгалтерские сейфы и шкафы изначально разработаны для надежного хранения документов. Внутри свободно помещается определенное количество папок регистраторов формата А4, в кассовом отделении удобно хранить бланки строгой отчетности, деньги и другие ценности. Добавьте к этому прочную конструкцию, усиленную лицевую панель, высокосекретные замки и износоустойчивое покрытие.

Большинство офисных сейфов имеют начальный уровень взломостойкости (Н0 – ниже нулевого), поэтому их необходимо крепить к полу или стене. Но есть модели более устойчивые к взлому (1 класс взломостойкости). Если вы хотите защитить документы и от огня, потребуются огнестойкие сейфы и шкафы — 30 минут позволит продержаться до приезда пожарных и сохранить содержимое. Уж если огневзломостойкие сейфы успешно справляются со своими «обязанностями» в нотариальных конторах, в которых сохранность документов вопрос чрезвычайной важности, то и бухгалтера они «не подведут».

Архивное хранение — годы без изменений

Кроме текущего хранения предприятия обязаны обеспечить архивное хранение бухгалтерской отчетности. При этом обязательные сроки хранения могут составлять до 10 лет. Если компания решила организовать архив самостоятельно (законодательство разрешает сдать документы на хранение в государственный или муниципальный архив), то без архивных шкафов ей не обойтись. Конечно, можно по старинке оборудовать архивное помещение полками и стеллажами. Но зачем, если есть удобные и надежные архивные шкафы. Они вместительные (в некоторые входит до 80 папок регистраторов формата А4), легко собираются, свободно дополняются разделителями, выдвижными ящиками и антресолями, могут иметь распашные или раздвижные двери.

Как видите, достаточно легко организовать пространство для хранения на свое усмотрение в любом помещении. Единственный недостаток архивных шкафов — низкий уровень взломостойкости, поэтому необходимо защитить помещение от несанкционированного проникновения.

Установка нескольких сейфов и стальных шкафов разной вместимости (в зависимости от потребностей предприятия) полностью решает вопрос надлежащего хранения и удобного использования документов в бухгалтерии.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.